Vissza az alapokhoz: Bevezetés a munkavállalói juttatásokba

A Vissza az alapokhoz ebben a részben a HR Dive vezető szerkesztője, Kate Tornone egy olyan terület alapjait vizsgálja, amely mindig is félelmetes volt - munkavállalói juttatások.

Szerző

Közzétett

Oszd meg

A szerkesztő megjegyzése: Katie Clarey, aki mind a HR Dive csapatában, mind a HR-ben új, általában a Vissza az alapokhoz cikket írja. Ha új vagy a területen (vagy csak egy kis frissítésre van szüksége), kövesse, miközben beszél a szakértőkkel és meghatározza a szövetségi foglalkoztatási törvény alapjait. Ma azonban Kate Tornone főszerkesztő alárendelődik, megtanulja egy olyan terület alapjait, amely mindig is félelmetes volt - munkavállalói juttatások. Végül is mindenki újonc valamiben.

Az alkalmazotti juttatások kihívást jelenthetnek az új HR-szakemberek számára, de számos üzleti kezdeményezés kulcsfontosságú elemei - a tehetségszerzéstől a törvényi megfelelésig -, ezért elengedhetetlen, hogy jól megértsük, mit kínálnak, és mit követelnek meg a törvények.

Ahhoz, hogy elindulhassunk a helyes úton, felkértem Jacob M. Mattinsont, a McDermott, Will és Emery munkatársát egy példára az ellátásokra, és néhány tippet a most indulóknak.

Ismerje kínálatát

Amikor új vagy a területen (vagy csak próbálod növelni az ismereteidet az előnyökről), Mattinson szerint "az első és legfontosabb dolog, amellyel kezelheted" a vállalat által kínált előnyök csomagja.

Például megtudhatja, hogy a nyugdíjprogramja meghatározott járulék-e, például 401 (k), vagy meghatározott juttatási program, például nyugdíj. "A munkáltatók most inkább a 401 (k) tervek felé irányulnak" - mondta Mattinson a HR Dive-nak, szóval valószínűleg ezt fogja megtalálni. De régen nem így volt. Hagyományosan a legtöbb munkaadó nyugdíjprogramokat vagy meghatározott juttatási programokat kínált. Ezek a tervek a munkavállalóknak a nyugdíjazás után bizonyos havi juttatást ígérnek, attól függően, hogy a cégnél milyen szolgálati idővel töltöttek el. Ezekkel a tervekkel a munkáltató viseli az összes kockázatot. A piaci volatilitás miatt a munkaadók eltávolodtak tőlük, a kockázatot az alkalmazottakra hárítva.

Fontos tudni azt is, hogy milyen egészségügyi és jóléti előnyöket kínál cége. Csak egészségbiztosításról van szó? Vagy fogászati is? A közelmúltban egyre több munkáltató kínál magas, önrészről szóló egészségügyi terveket (HDHP), amelyek kompatibilisek az egészségügyi megtakarítási számlákkal. Ez a fajta megállapodás arra kényszeríti a munkavállalókat, hogy körültekintőbbek legyenek az egészségügyi választás terén - magyarázta Mattinson, és több munkáltató nemcsak HDHP-ket, hanem csak HDHP-ket kínál.

A wellness-ellátások, amelyek révén a munkaadók ösztönzik az egészséges választást és az életmódot, ma is népszerűek. És akkor vannak önkéntes juttatások - azok, amelyeket a munkáltató megkönnyít, de egyébként nem vesznek részt benne. Gondolj kisállat-biztosításra. Egy vállalat tömeges kedvezményt kínál az alkalmazottaknak, de a munkáltató nem járul hozzá a fizetéshez, és csak a fizetés levonásáért felel.

Mattinson elmondta, hogy még tapasztaltabb ügyfeleinek is gyakran hiányzik ez az ismeret. Először azonosítsa, hogy milyen típusú terveket kínál, mondta, majd elkezdheti áttekinteni és megérteni a jogi kötelezettségeit.

Ismerje a felelősségét

Általános értelemben ezek az előnyök nem kötelezőek, mondta Mattinson; nagyrészt ösztönzők, amelyeket a munkaadók kínálnak a tehetségek vonzására és megtartására. De ez kissé elmozdul - jegyezte meg. A megfizethető ellátási törvény bizonyos szintű egészségbiztosítást ír elő az 50 vagy annál több alkalmazottat foglalkoztató munkáltatók számára. Azokat, akik nem tesznek eleget, pénzbírsággal sújtják. És állami szinten mozgalom van olyan törvények megalkotására, amelyek előírják a munkáltatók számára, hogy nyújtsanak nyugdíjterveket.

Számos szövetségi törvény szabályozza azonban ezeket az előnyöket, amelyeknek a HR-nek tisztában kell lennie. A megfelelés bonyolult lehet, az ügyvédek és a harmadik féltől származó beszállítók segíthetnek, de a munkáltatóknak továbbra is az a feladatuk, hogy biztosítsák például az adatvédelmi követelmények betartását és a benyújtási határidők betartását.

ERISA

A foglalkoztatási nyugdíjjövedelemről szóló törvény (ERISA) "az elsődleges törvény, amely a munkavállalói juttatások teljes területét szabályozza" - mondta Mattinson. Az USA szerint Munkaügyi Minisztérium minimumszabályokat határoz meg a legtöbb önként létrehozott tervre. Követelményei nagyon specifikusak, mondta Mattinson, és a be nem tartás magában hordozza mind a pénzügyi, mind a büntetőjogi szankciók lehetőségét.

A gyakorlatban akár egy alkalmazott kérdése is kiválthatja az ERISA követelményeket. Például, ha egy alkalmazott a HR-hez érkezik, és megjegyzi, hogy szerintük az ő juttatása eltér a kapott juttatástól, a HR nem mindig tud csak döntést hozni. Az efféle interakciók követelésnek és fellebbezésnek minősülhetnek a törvény értelmében, amely előírja, hogy bizonyos dokumentumokat meghatározott határidőn belül kell benyújtani. "Fontos, hogy a résztvevők kérdéseit alaposan szemügyre vegyék" - mondta.

Fontos, hogy az ERISA "minden a folyamatról szól" - jegyezte meg Mattinson. Ez azt jelenti, hogy nem mindig kell a helyes választ elérnie, de az ERISA azt akarja, hogy a munkaadók tegyék meg a megfelelő választ. Sőt, a munkáltatókat arra ösztönzik, hogy tegyék közzé a hibákat, és a kormány általában a munkaadókkal fog együttműködni a résztvevők egészének megteremtésében.

KOBRA

A DOL szerint az összevont összesített költségvetési egyeztetési törvény (COBRA) a munkavállalók és családtagjaik számára, akik elveszítik egészségügyi előnyeiket, jogot adnak arra, hogy bizonyos körülmények között korlátozott ideig folytassák a csoportos egészségügyi tervük által biztosított csoportos egészségügyi ellátásokat korlátozott ideig, például: önkéntes vagy akaratlan munkahelyvesztés.

Talán leginkább a munkaadók esetében a törvény szigorú értesítési követelményekkel rendelkezik. "Bármikor, ha valaki elveszíti lefedettségét, akkor valóban vissza kell lépnie és elemeznie kell, hogy jogosult-e a COBRA-ra" - mondta Mattinson. A munkáltatók büntetést kaphatnak, ha nem küldenek megfelelő értesítéseket, ami hatalmas felelősséggel járhat, mert "ez általában csak akkor válik problémává, ha valakinek betegsége van, vagy valami rosszul megy".

HIPAA

Az egészségbiztosítási hordozhatóságról és elszámoltathatóságról szóló törvény (HIPAA) többek között ellenőrzi, hogy a védett egészségügyi információkat hogyan osztják meg az Egyesült Államok szerint. Egészségügyi és Humán Szolgáltatási Osztály. Ez egy olyan kérdés, amely felmerülhet a csoportos egészségügyi tervekkel, valamint a wellness programokkal - jegyzi meg a HHS .

A törvény megértése különösen fontos, mivel a vállalatok jobban használják a technológiát - mondta Mattinson. Nagyon konkrét szabályok vonatkoznak az információk tárolásának módjára. A HIPAA által lefedett információkat megtekintők számára is vannak korlátozások, és ha megsértik, a törvény előírja, hogy értesítéseket küldjenek ki.

"Bármikor, amikor személyes adatokról beszél, különösen orvosi terv alapján, a [HR és az ellátást végző szakemberek] vissza kell lépniük és meg kell győződniük arról, hogy átestek-e a szükséges képzésen" - mondta Mattinson. Ez a kormányzati végrehajtás nagyon aktív területe volt - tette hozzá, megjegyezve, hogy a munkaadók milliókat fizettek az apróbbnak tűnő jogsértésekért. Túl könnyű otthagyni egy laptopot vagy fájlokat valahol - tette hozzá, így a protokollok és az oktatás kulcsfontosságú.

Képzés és szervezés

Az elsődleges lépés az előnyeinek és az őket irányító elsődleges törvények megértése. De valószínűleg mélyebb oktatásra van szükség, csakúgy, mint valamilyen külső segítségre, ha nincs személyzeti juttatási szakértője. Csak annyi fontos nüansz van - bizalmi felelősség és az ERISA biztonságos kikötői az önkéntes ellátásokra, hogy csak néhányat említsünk -, hogy nehéz lehet felkészülni minden helyzetre.

Mattinson másik tippje? "Szerezzen megfelelőségi naptárat." Ezeknek a törvényeknek olyan határidők vannak, amelyeket a munkaadók gyakran elmulasztanak - mondta. "A rendeződés kulcsfontosságú, [valamint] megfelelési naptár beszerzése, hogy tudd, mikor kell különféle dokumentumoknak kiadniuk." Jó hír, hogy a végrehajtással megbízott ügynökségek gyakran útmutatást és dokumentummintát kínálnak, valamint értesítéseket alkalmaznak a munkáltatók számára. Használja ki tehát a rendelkezésre álló lehetőségeket, de ha szőrös lesz, hívja be a szakértőket.